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이번 글을 읽으면 이런 내용을 알 수 있어요필요경비로 인정받았던 지출에 대한 증빙자료는 세금 낸 뒤에도 5년 동안 보관하고 있어야 해요
증빙자료 보관 안 하면 세무조사 때 비용으로 인정 못 받아 각종 가산세 부과돼요
홈택스에서 조회할 수 있는 증빙자료들은 따로 종이문서로 보관하지 않아도 괜찮아요
이번 글에서는 종합소득세 신고‧납부 과정에서 필요경비로 인정받은 지출에 대한 세금계산서 등의 증빙자료는 세금을 낸 뒤에도 5년 동안 의무적으로 보관하고 있어야만 한다는 사실에 대해서 설명드리겠습니다.
그러지 않았다가 이후에 혹시라도 세무조사를 받게 되면 증빙자료를 갖추지 못한 지출에 대해서는 비용으로 인정받지 못해, 가산세까지 추징당하게 되기 때문이죠.
증빙자료를 보관하고 있지 않으면 실제로 사업 목적으로 비용을 지출했다고 하더라도 세무조사 과정에서 해당 지출을 사업체 필요경비로 인정받지 못한다는 말씀인데요.
건당 3만 원 초과 지출은 법정지출증빙 있어야만 해요
세법에 따라 건당 3만 원(경조사비는 20만 원)을 초과하는 지출에 대해 사업체 필요경비로 인정받기 위해서는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증, 원천징수영수증 등과 같은 법으로 정해진 법정지출증빙을 갖추고 있어야만 하는데요.
법정지출증빙을 갖고 있지 못하더라도 지출을 확실히 입증하는 다른 대체 증빙자료가 있다면 해당 지출을 비용으로 인정받을 수는 있지만 이 경우에는 거래금액의 2%에 달하는 증빙불비 가산세가 별도로 부과되죠.
건당 3만 원 이하 지출이라고 하더라도 간이영수증 등 지출을 입증하는 증빙자료가 있어야만 해당 금액을 비용으로 인정받을 수 있고요.
종합소득세 신고 때 증빙자료도 제출하는 건 아닙니다!
사업을 시작한 지 얼마 되지 않아 종합소득세 신고‧납부 경험이 없는 초보 사장님들 중에서는 세금을 신고할 때 이 같은 증빙자료들도 모두 세금 신고서와 함께 국세청에 제출하는 것으로 잘못 알고 계신 분들도 적지 않으신데요.
세금을 신고‧납부할 때는 이 같은 증빙자료들을 제출하지는 않아도 됩니다. 실제로 갖고 있는 증빙자료에 따라 장부를 정확하게 작성한 뒤 이를 바탕으로 성실하게 신고하기만 하면 되죠. 국세청에서는 사업자가 신고한 장부 기장 내용을 바탕으로 소득세를 부과하고 있고요.
그리고 이처럼 세금 신고‧납부 과정에서 증빙자료를 제출할 필요는 없지만 사업자에게는 증빙자료를 세금 신고‧납부가 끝난 뒤에도 수년 동안 보관해야 하는 의무가 주어지는데요.
증빙자료는 신고‧납부 이후 5년 동안 보관하고 있어야 합니다!
세법에 따라 필요경비로 인정받은 지출에 대한 증빙자료는 종합소득세 확정신고 기간 종료일로부터 5년간 보관해야만 합니다.
예를 들어 2023년 5월에 신고‧납부하는 2022년 귀속 종합소득세라면 확정신고 기간 종료일, 그러니까 2023년 5월 31일로부터 5년 뒤인 2028년 5월 31일까지 관련된 증빙자료들을 보관하고 있어야만 하죠.
증빙자료를 제대로 보관하지 않았을 경우의 불이익
증빙자료를 제대로 보관하지 않았을 경우 이후 큰 문제가 생길 수 있는데요. 세무조사 과정에서 적절한 증빙자료를 갖추고 있지 못한 지출은 비용으로 인정받지 못하기 때문이죠.
신고 과정에서 필요경비로 처리했던 지출이라고 하더라도 세무조사 과정에서 지출증빙을 제시하지 못하면 비용 인정이 취소되는 것은 물론 세금을 불성실하게 신고하고, 납부해야 하는 세금을 제때 납부하지 않은 것에 대한 불이익으로 각종 가산세까지 추징당하게 됩니다.
증빙자료들을 제때 챙겨놓지 않았다가 세무조사를 앞두고서 지출금액을 맞추기 위해 허위 증빙자료를 만들었다고 하더라도 이런 허위 증빙들은 세무조사 과정에서 적발되고요.
그렇기 때문에 사업자라면, 특히 경리업무를 담당하는 직원이 따로 있는 게 아닌 소규모 자영업자 사장님이라고 한다면 평소 증빙서류 관리‧보관을 꼼꼼하게 신경 쓰셔야만 하는데요.
▲ 국세청 홈택스 전자(세금)계산서, 현금영수증 발급 내역 확인 메뉴 (출처: 국세청 홈택스)
홈택스에서 조회할 수 있는 증빙들은 따로 보관하지 않아도 괜찮아요
다만 국세청 홈택스 사이트에서 언제든 조회할 수 있는 전자세금계산서, 전자계산서, 각종 원천징수영수증, 사업용 신용카드 매출전표 등은 따로 종이문서로 보관할 필요는 없습니다.
이 자료들은 국세청 서버에 저장돼 있어 사업자든 국세청이든 언제든 확인할 수 있기 때문이죠.
종이세금계산서 등은 따로 서류철에 보관해두세요
이와 달리 종이세금계산서, 종이계산서, 간이영수증, 지로영수증, 사업자‧직원 명의 신용카드 매출전표, 거래명세서, 입금표 등 홈택스에서 조회되지 않는 증빙자료들은 따로 종이문서로 서류철 등에 보관해둬야만 합니다.
신용카드사 홈페이지에서 사장님 명의 개인 신용카드 매출전표를 다운로드받을 수 있다고 해도, 결제일로부터 몇 년이 지나 세무조사를 받을 때 사업체 비용으로 인정받았던 지출들의 매출전표를 일일이 따로 집어내서 다운로드 받는 일은 헷갈리고, 번거로운 일일 수밖에 없는데요.
그렇기 때문에 세무사 등 전문가들은 지출이 있을 때마다 그때그때 증빙자료들을 서류철에 일자별, 매출별, 매입별로 정리해두는 게 좋다고 조언하고 있습니다.
️ 이런 증빙자료들은 더 신경 쓰세요
특히 아래 표에서도 확인하실 수 있듯이 일부 지출들은 법정지출증빙이 없더라도 국세청에서 인정하는 다른 증빙자료들을 갖고 있으면 가산세 없이 해당 지출을 필요경비로 처리할 수 있는데요.
이 같은 지출들에 적용되는 증빙자료들은 한 번 잃어버리면 재발급받기가 어려운 경우가 많으니 특히나 신경 써서 보관하셔야 합니다.
종이세금계산서 분실하셨다면 이렇게 하세요
종이세금계산서를 분실한 경우에는 이에 대한 사본을 작성하거나 발급받아야 하는데요. 사업체가 발급한 매출세금계산서를 분실했다면 원래 세금계산서에 적혀있던 내용대로 공급자 보관용 세금계산서 사본을 작성해 보관하시면 되고요.
거래처로부터 상품‧서비스를 구입한 뒤 발급받은 매입세금계산서를 분실했다면 거래처에 부탁해 세금계산서 사본을 다시 발급받아 보관하시면 됩니다.
매입세금계산서는 거래처가 폐업하는 경우에는 사본을 다시 발급받지 못하는 만큼, 잃어버리는 일이 없도록 보다 철저하게 보관하셔야만 하고요.
이번 글에서는 종합소득세 신고 시 비용으로 인정받은 지출들에 대한 증빙자료들은 이후 5년간 보관하고 있어야 한다는 사실과 증빙자료를 갖추지 못하고 있는 지출은 세무조사 과정에서 비용으로 인정받지 못해, 사업자에게 여러 가산세가 추징된다는 사실에 대해서 설명드렸는데요.
이번 글이 사장님들의 사업체 운영과 종합소득세 신고에 도움이 되기를 바라면서 이번 글은 여기서 이만 마치도록 하겠습니다. 감사합니다.
출처) 네이버 비즈니스 금융센터
